El 2013, es va trobar que uns 78.000 empleats als EUA havien robat uns 55 milions de dòlars EUA als seus empresaris. Les dades només tenen en compte els empleats del sector minorista. Aquesta tendència al robatori d'oficines no està exempta de les seves víctimes. Les empreses i comunitats ateses per aquestes empreses perdran perquè, amb la reducció dels beneficis, les empreses es veuran obligades a augmentar els preus de manera que els consumidors es vegin afectats. Afortunadament, hi ha maneres en què totes les empreses, des dels empleats més baixos fins als empresaris, poden atrapar empleats deshonestos i acabar amb el robatori al lloc de treball.
Pas
Mètode 1 de 3: Captar empleats deshonestos com a supervisors
Pas 1. Recolliu totes les proves de robatori amb cura
Per atrapar un lladre a la feina, heu de tenir informació. Tan aviat com es faci una cerca, recopileu informació que us pugui ajudar a esbrinar quan, on i, si és possible, entorn de qui s’ha produït el robatori.
-
Les dades que podeu recollir inclouen:
- La data i l'hora exactes de pèrdua de mercaderies;
- Saldo inicial i final de cada caixa registradora (en cas de robatori de diners);
- Inventari i vendes totals (en cas de robatori de mercaderies);
- Nom de l’empleat que treballava quan es va produir el robatori;
- Accediu a les dades de lliscament de targeta, sempre que sigui possible;
- Informes de despeses dels empleats; i
- Notes sobre l’ús de l’equip.
- Si no teniu la informació, comenceu a gravar quan sospiteu que hi ha un robatori. La gravació sol ser suficient per evitar futurs robatoris, però si el robatori persisteix, estarà millor preparat per atrapar un lladre.
Pas 2. Cerqueu els defectes a les notes
Feu un cop d'ull a les vostres notes i trobeu qualsevol cosa que no sembli lògica o qualsevol buit en què es puguin perdre diners o articles. Com millor sigui la vostra comptabilitat, més probabilitats teniu de trobar proves de robatori.
Per exemple, quan consulteu els registres de valors, és possible que observeu que els 20 telèfons intel·ligents al començament del dia havien disminuït a 10, però només se n’han venut 9. Els resultats d’aquests càlculs són sens dubte un signe d’interrogació i hauríeu d’investigar-los
Pas 3. Preste atenció a la funció de la caixa registradora
Els empleats que roben a caixes registradores solen utilitzar diverses tàctiques per cobrir les seves pistes, normalment amb l'ajut de certes funcions per tenir l'oportunitat de robar. Per exemple, un empleat deshonest podria utilitzar la funció de venda de la caixa registradora per robar. Quan un comprador dóna diners, s’introdueix una ordre de no venda a la caixa registradora perquè s’obri la màquina. Els empleats donaran canvis als clients i agafaran diners de la caixa registradora. El client no tindria cap manera de conèixer aquesta astúcia i tampoc no es registraria la venda.
-
Les funcions de caixa registradora que heu de tenir en compte inclouen:
- Sense venda
- Reembossament
- 0 $ de venda
- Informes (els empleats deshonestos poden embutxacar els ingressos de les vendes que es produeixen quan la caixa registradora imprimeix l’informe).
- O'Dell Restaurant Consulting té una guia completa que conté trucs habituals de robatori d'empleats i alguns dels quals aprofiten les funcions especials de la caixa registradora. Llegiu la guia en aquest enllaç. Tot i que l'enllaç se centra en els restaurants, molts dels trucs esmentats a la guia també s'apliquen a moltes altres àrees, inclòs el comerç al detall.
Pas 4. En cas de robatori de diners, feu el càlcul de diners a la caixa registradora
Una de les maneres més habituals de fer front al robatori de diners és fer que els empleats comptin els diners a la caixa registradora al començament del torn i els comptin de nou al final del torn. Els resultats del càlcul es compararan amb l'informe de vendes. El sistema és relativament fàcil d’implementar i, tot i que no es garanteix aturar el robatori de diners de la caixa registradora, es pot detectar fàcilment el robatori descarat.
-
L’ús de taules estàndard facilitarà la implementació d’aquest sistema per a propietaris i supervisors. Incloeu les files següents a la taula:
- Saldo inicial
- Venda en efectiu
- Venda de targetes de crèdit / xecs
- Vendes totals
- Balanç final
Pas 5. Si és possible, utilitzeu dades de gravacions de vídeo
Si la vostra empresa té un sistema de seguretat de circuit tancat de televisió, mireu les imatges per trobar proves de robatori, especialment si la càmera apunta a un lloc de robatori, com ara una caixa registradora. Utilitzeu aquesta informació per restringir l'hora i el lloc de l'incident i, a continuació, espereu els signes latents de robatori, com ara:
- Les mans dels empleats mouen diners de la caixa registradora a la butxaca.
- Diners que passen de la caixa registradora al titular de la propina.
- Hàbits estranys a la zona de caixa (per exemple, un empleat deshonest pot marcar la caixa registradora amb atenció per recordar quant va robar a la caixa perquè pogués ajustar els estats financers).
- Venda d’articles que es traslladen a butxaques, carteres, bosses, etc.
- Els articles que encara es poden vendre es traslladen a la paperera.
- Accés no autoritzat a caixes fortes de diners, caixes fortes, etc.
- Visites a l'oficina fora de l'horari laboral,
Pas 6. Pregunteu als empleats un per un
Tot i que un lladre no confessarà sota interrogatori, és possible que un empleat honest pugui donar-vos una pista. Penseu en la possibilitat de trucar als empleats a la vostra oficina per obtenir un debat honest i obert sobre el robatori a l’oficina. Podeu demanar si coneixen algun empleat que roba o demanar-los que ajudin a aturar el robatori. També podeu recordar als vostres empleats les normes relacionades amb el robatori de la vostra oficina.
- Convideu els empleats a parlar un a un a la vostra habitació. És possible que els vostres empleats se sentin més segurs si no estan tractant amb altres empleats.
- També és possible que vulgueu parlar amb tants empleats com sigui possible, fins i tot amb tots els empleats, si és possible. Així, si l’empleat que robava fos acomiadat, li seria difícil saber qui va filtrar informació sobre el seu comportament.
Pas 7. Penseu en la possibilitat de realitzar una auditoria interna amb l'ajut d'un investigador extern
Els propietaris i els supervisors no estan sols a l’hora d’afrontar el problema del robatori a l’oficina. Molts consultors i investigadors independents sobre seguretat a l'oficina i prevenció de robatoris us poden ajudar. Tot i que el cost és massa elevat per a un petit incident, si el robatori continua i esdevé un gran problema, els serveis d’aquest consultor seran molt significatius.
L’auditoria interna és molt útil quan es produeix frau a nivell comptable. Els empleats de la comptabilitat poden robar bastant a una empresa sense ser atrapats, de manera que els auditors externs poden ser de gran ajuda
Pas 8. Enfronteu-vos al lladre només si teniu proves convincents
No acuseu ni acomiadeu sense proves perquè això només desmoralitzarà els treballadors i demostrarà que podeu acomiadar arbitràriament, sobretot si més tard es demostra que l’empleat que va acomiadar no va robar. Per evitar-ho, espereu fins que pugueu provar el robatori abans de disparar.
A més, si acomiadeu un empleat innocent i el contracte de l’empleat conté una clàusula de seguretat de posició, les vostres accions inclouran l’acomiadament injustificat, cosa que podria comportar un processament. Tanmateix, la majoria dels contractes de treball als Estats Units permeten acomiadar un empleat en qualsevol moment, ja sigui sense cap motiu ni per cap motiu
Mètode 2 de 3: protecció de l'empresa contra el robatori
Pas 1. Configureu un sistema de comentaris anònim
Si voleu alliberar l’oficina dels empleats dolents, ajudeu els bons empleats a fer-ho. Disposar d’un sistema de comentaris anònim fa que sigui més segur per als vostres empleats denunciar robatoris o altres conductes incorrectes a la feina. A més, els vostres empleats també poden plantejar preocupacions, crítiques i suggeriments per millorar el seu lloc de treball.
-
Els sistemes de comentaris anònims es poden implementar de diverses maneres, per exemple:
- Caixa de suggeriments en un espai poc visible (per exemple, a la sala de descans) perquè els empleats puguin escriure notes sense que se n’adonin.
- Un compte de correu electrònic que censura automàticament el nom de l’empleat que envia correus electrònics a aquesta adreça.
- Programes de comentaris anònims de tercers, com ara 3sixty, Suggestionox, etc.
Pas 2. Instal·leu el programari de manipulació d'excepcions al vostre sistema de caixa registradora
Les probabilitats que els empleats robin a la caixa registradora seran menors si saben que l’ús de la funció d’excepció a la caixa registradora serà comunicat al cap. Penseu en el programari que informa automàticament d’excepcions o requereix autorització del gestor abans que es puguin fer excepcions per protegir la vostra caixa registradora.
- Les funcions de manipulació d’excepcions solen formar part del programari modern de caixes registradores. Si la caixa registradora de la vostra empresa és antiga, penseu a actualitzar la caixa registradora per motius de seguretat.
-
Els programes de caixa recomanats inclouen:
- AmberPOS
- Venedors de TPV
- Lightspeed Retail
- iVend Retail
- NCR Counterpoint TPV i gestió minorista
Pas 3. Instal·leu un sistema de seguretat de vídeo si la vostra oficina encara no en té
Per als empleats deshonestos, la supervisió serà la motivació més alta per deixar de robar. Col·loqueu càmeres en llocs vulnerables (com ara caixes registradores, zones de mercaderies cares, etc.) per reduir el robatori i proporcionar proves sòlides quan es produeixi el robatori.
També està demostrat que les càmeres falses poden reduir la taxa de robatoris a l'oficina. Per descomptat, això depèn de si els vostres empleats saben que la càmera que instal·leu és falsa. Tanmateix, només es recomana la utilització de càmeres falses per "reforçar" l'abast de visualització i no substituir completament la càmera original
Pas 4. Penseu en altres opcions de control legal
La gravació de vídeo no és l’única forma legal per a les empreses de controlar el rendiment dels empleats. També hi ha disponibles altres opcions de control i el seu ús dependrà de la gravetat del problema de robatori a la vostra oficina. Tanmateix, assegureu-vos que el seguiment que utilitzeu no infringeixi les lleis de la vostra zona ni els contractes que heu celebrat amb els vostres empleats. A més, assegureu-vos que els vostres empleats siguin conscients del seguiment que realitzareu abans que comenci el seguiment.
-
El seguiment addicional que podeu fer pot adoptar la forma de:
- Comprovació de l'historial de navegació per Internet;
- Escaneig de comunicacions en busca de paraules clau sospitoses;
- Supervisió de missatges, correus electrònics, connexions Wi-Fi en dispositius personals, etc.
- Addició de forces de seguretat; i
- Feu lliscar el registre d’accés a la targeta en zones sensibles.
- No obstant això, supervisar massa de prop els empleats pot ser perillós. Una supervisió excessiva del cap pot fer que els empleats se sentin intimidats de manera que la moral s’erosioni, sobretot si la vostra supervisió és molt més estricta que les normes del vostre grup empresarial.
Pas 5. Intenteu establir una relació personal amb cada empleat
La majoria de les empreses coneixen les tres raons principals del robatori dels empleats: l’empleat té un gran nombre de necessitats urgents, l’empleat se sent descuidat per l’empresa i l’empleat roba a causa d’una oportunitat. Tot i que no es pot controlar la primera raó i la tercera es pot gestionar amb una comptabilitat i supervisió més estretes, la segona és qüestió de sentiment. En resum, els empleats no robaran si són valorats en el treball i com el seu cap.
-
Podeu desenvolupar bones relacions amb els empleats de les maneres següents:
- Xatejar de manera informal amb els empleats, sobre la vida, les esperances, etc.
- Ofereix bons i recompenses per obtenir un bon rendiment.
- Intenteu xatejar, encara que sigui una mica, amb cadascun dels empleats.
- Penseu en esdeveniments socials fora de la feina (vacances, sortides familiars, etc.).
- Empatitzeu amb les queixes i frustracions dels empleats.
- Penseu en això: en una enquesta de 1976, gairebé la meitat dels enquestats van respondre que van robar de les seves respectives oficines sense sentir-se culpables. No sigueu un cap molest perquè la vostra gent pugui robar sense culpa, però sigueu amics dels vostres empleats perquè no robin.
Pas 6. Després de l’acomiadament, reorganitzeu la seguretat a l’oficina
Tot i que és rar, els empleats que han estat acomiadats poden robar de la seva antiga oficina, sobretot si encara tenen claus, inici de sessió, etc. Per evitar que això passi, restableix el sistema de seguretat a l’oficina després d’acomiadar determinats empleats. Feu el següent, segons el vostre tipus d'empresa:
- Canvieu el pany de l’edifici.
- Canvieu el codi de bloqueig electrònic.
- Canvieu la contrasenya del compte de correu electrònic de la vostra empresa, la contrasenya de Wi-Fi, etc.
- Recupereu la clau, el codi de la clau o altres credencials d'inici de sessió de l'empleat acomiadat.
Pas 7. Proveu altres solucions poc convencionals
El creixent problema del robatori ha desencadenat idees creatives de diverses empreses per solucionar-ho. Tot i que no totes les idees següents s’adapten a la vostra situació, han demostrat ser eficaces en la prevenció de robatoris en determinats casos.
- Utilitzeu residus plàstics transparents. Els empleats poden amagar els articles robats a les escombraries i després assegurar-los quan s’eliminen. Amb els residus plàstics transparents, això serà més difícil de fer.
- Feu-ne una regla per assegurar-vos que cada caixa s’anivella abans de reciclar-la, per facilitar el robatori mitjançant el mètode de la paperera comentat anteriorment.
- Reorganitzar els mobles o reorganitzar l’oficina per evitar espais invisibles. Si no hi ha habitació fosca, serà encara més difícil robar pels empleats.
- Realitzeu una inspecció o auditoria sobtada de la caixa registradora. Tot i que als empleats no els agrada, aquest mètode és força eficaç perquè, si saben que la caixa registradora es pot auditar en qualsevol moment, és menys probable que robin.
- Feu regals regularment. Entregar articles que no es venen bé als empleats gratuïtament és una manera de reduir el robatori. Per exemple, si els empleats del vostre restaurant roben menjar amb freqüència, permeteu-los prendre qualsevol aliment que no es vagi bé.
Mètode 3 de 3: ajudar a aturar el robatori com a empleat
Pas 1. Si observeu alguna cosa sospitosa, poseu-vos en contacte amb el vostre cap
Com a empleat, no teniu el poder per canviar de sistema i aturar el robatori, però això no vol dir que no pugueu ajudar. Si veieu, escolteu o sabeu qualsevol cosa que pugui provocar robatoris, poseu-vos en contacte amb el vostre supervisor immediatament. No callis, perquè segons les regles de moltes empreses, els intents de silenci per robar et poden arrossegar.
En moltes empreses, especialment aquelles amb nivells de satisfacció dels empleats baixos o en empreses amb una gran distància entre la direcció i els empleats, pot haver-hi una cultura del silenci. Els empleats que roben esperen que el seu robatori no s’informi i poden intimidar els empleats que s’atreveixin a fer-ho. En aquest cas, no destruïu la vostra relació amb altres empleats informant del seu comportament al vostre cap a la feina. Poseu-vos en contacte amb el vostre cap per correu electrònic, telèfon o de manera anònima a continuació
Pas 2. Utilitzeu un sistema de comentaris anònim
Malauradament, en algunes empreses, és dolent tenir una reputació de "galleda filtrant" per denunciar robatoris. Si esteu atrapats en aquesta situació, es recomana informar del robatori de forma anònima. En informar de manera anònima, la direcció pot gestionar el problema del robatori, però el lladre no us pot acusar de denunciant.
-
Entre els aspectes que podeu provar d’informar de robatori de forma anònima s’inclouen:
- Feu lliscar una nota anònima sota la porta de l'oficina del cap;
- Escriviu informació en un sistema de comentaris anònim;
- Escriviu un correu electrònic al cap amb una adreça d’un sol ús;
- Xateja amb el cap fora de l'horari laboral per debatre sobre el problema del robatori.
Pas 3. Recopileu la informació amb cura, però no us en excedeu
Si veieu l’oportunitat de gravar el robatori amb notes, fotos o vídeos, feu-ho, però aneu amb compte a l’hora de gravar-lo. Si el lladre s’adona que l’enregistren, pot evitar-te i dificultar la prova que ho és. En el pitjor dels casos, és possible que se us etiqueti com a "cubell amb fuites" i la vostra relació amb altres amics a la feina es deteriorarà.
Recordeu que, en la majoria dels casos, és suficient recordar la ubicació i l’hora de l’incident i les persones implicades. Si el cap confia en vosaltres i la vostra descripció coincideix amb el seu registre, és possible que el vostre cap tingui prou informació per actuar, fins i tot sense cap prova addicional
Pas 4. Eviteu acusar impulsivament
De fet, els empleats estan obligats a denunciar el robatori al cap, tot i que certament no està permès acusar altres empleats sense proves. A més, fins i tot si hi ha proves que el robatori el va cometre un empleat en particular, no s’hauria d’humiliar l’empleat davant d’altres empleats o clients.
A més de ser vergonyosos quan s’equivoquen, les acusacions sense proves també poden fer caure la moral. Les denúncies sense proves fan que els empleats considerin que la direcció pot acusar-los en qualsevol moment
Consells
Penseu a navegar per bases de dades acadèmiques per trobar estudis i enquestes científiques sobre robatori al lloc de treball per trobar noves estratègies per evitar el robatori. Per exemple, Google Scholar té centenars d'articles de revistes sobre el tema, als quals es pot accedir
Advertiment
- No intenteu supervisar les persones que sospiteu fora de la feina, ja que se us veurà com un assetjador i podríeu ser processat.
- No intenteu jutjar un lladre al lloc de treball sense el permís del vostre supervisor, perquè si fracasseu, el lladre se sentirà vigilat o pot ser que tingueu problemes per això. A més, els empleats que roben roben poden actuar impulsivament o enfadar-se i causar conflictes a l'oficina. Aquest conflicte pot reduir la moral.
