El document d’especificacions tècniques és un document que conté les regles i requisits que ha de complir un producte o procés de producció. Els productes o processos de producció que no compleixen els requisits i les normes que figuren al document no compleixen les especificacions i, generalment, s’anomenen fora de les especificacions. Les especificacions tècniques s’utilitzen a l’hora d’emetre contractes de producció o serveis tècnics, per determinar les normes de compliment dels contractes.
Seguiu els consells següents per escriure un document d’especificacions tècniques.
Pas
Mètode 1 de 3: Consideracions generals
Pas 1. Decidiu si voleu escriure una especificació oberta o tancada
- Penseu a escriure una especificació oberta. El document d’especificacions obertes només descriu el rendiment a assolir, sense explicar com aconseguir-ho. Per tant, els implementadors poden alliberar-se de qualsevol esforç per complir les especificacions. Per exemple, si escriviu una especificació de memòria de l'ordinador, no cal que especifiqueu el tipus específic de memòria que s'hauria d'utilitzar.
- Penseu a escriure una especificació tancada. A més de descriure el rendiment que s’ha d’assolir, el document d’especificacions tancades també descriu l’equip, la tecnologia i els mètodes de muntatge que s’han d’utilitzar en els processos de producció o disseny de productes. Per exemple, un document d'especificacions del muntatge de màquines pot requerir que l'operador utilitzi un motor alimentat hidràulicament.
Pas 2. Determineu els requisits avaluant les especificacions existents
Pas 3. Determineu el vostre estil d'escriptura
- Utilitzeu frases directes curtes.
- Eviteu l’ús de pronoms relatius. Indiqueu clarament què voleu dir al text.
- Expliqueu els termes tècnics i les abreviatures que s’utilitzen habitualment al camp. Per explicar termes tècnics, afegiu un capítol de "definicions" al començament del document.
Pas 4. Creeu una taula de continguts
Introduïu els requisits generals del producte o procés de producció al principi del document, seguit de seccions més específiques.
Mètode 2 de 3: creació d'especificacions
Pas 1. Escriviu totes les necessitats que ha de satisfer el producte o el procés de producció
Utilitzeu la paraula "ha" per descriure una necessitat. L'implementador ha de satisfer plenament les necessitats descrites per la paraula "ha de". Tingueu en compte els factors següents per determinar la necessitat i afegiu altres factors que siguin necessaris:
- Determineu el pes i / o la mida adequats del producte.
- Descriviu completament les condicions ambientals adequades per al funcionament del producte. Si el producte està sotmès a una degradació del rendiment en humitats o temperatures extremes, anoteu-ho a les especificacions.
- Donar tolerància al rendiment del producte o procés de producció.
- Definiu normes de seguretat o mà d'obra de tercers que s'han d'aplicar al producte o al procés de producció. Per exemple, és possible que necessiteu que el vostre producte passi la certificació UL o CSA.
- Descriviu les especificacions tècniques específiques que ha d’assolir el producte o procés de producció. Per exemple, en una especificació de procés de producció electrònica, podeu especificar els requisits de la interfície i la velocitat de producció, mentre que per a una especificació de procés de producció mecànica, podeu especificar un estàndard de densitat o capacitat.
- Determineu la vida útil del producte o del procés de producció. Si el producte o procés de producció requereix un manteniment periòdic, incloeu una descripció detallada del procés a l'especificació. A l’especificació, heu d’enumerar les condicions en què es requereix el manteniment i la freqüència amb què s’ha de realitzar el manteniment.
Mètode 3 de 3: finalització de l'especificació
Pas 1. Creeu un número de títol i control per a l'especificació
Assegureu-vos també de crear un document d’especificacions que es pugui revisar.
Pas 2. Definiu l'autoritat que pot emetre i modificar les especificacions i incloeu un camp de signatura com a certificació
Pas 3. Llegiu les especificacions de manera crítica
Situeu-vos com a implementador sense experiència o com a executor que vol estalviar diners eludint les especificacions sempre que sigui possible. Després, ajusteu les especificacions segons calgui per ajudar els implementadors novells i tancar les escletxes de l'astúcia.
