Com el seu nom indica, una carta de resposta és una carta feta per respondre a una pregunta o sol·licitud d’algú, que generalment també s’envia per escrit per carta i s’utilitza habitualment com a mitjà per intercanviar informació al món empresarial. Per tal de produir la carta de resposta perfecta, el primer que cal fer és revisar el contingut de la carta que conté la pregunta o la sol·licitud que heu rebut. A continuació, busqueu informació addicional necessària per respondre la carta. Després de fer les dues coses, comenceu a escriure una carta de resposta amb frases corteses, directes, clares i capaces de respondre a totes les preguntes o sol·licituds que figuren a la carta original. A més, assegureu-vos que el to de la vostra frase també sigui amable i informatiu per garantir que la carta sigui capaç de satisfer la satisfacció del destinatari.
Pas
Mètode 1 de 3: revisió del contingut de la carta original
Pas 1. Identifiqueu la informació sol·licitada o qüestionada pel remitent de la carta
Com que les cartes de resposta hi són per proporcionar tot el que l’emissor necessita saber, preneu-vos sempre el temps necessari per revisar atentament el contingut de la carta. En particular, enteneu la necessitat que el remitent de la carta sàpiga quina informació podeu proporcionar-li.
- De vegades, determinar el significat d’una lletra no és tan fàcil com girar el palmell de la mà, sobretot si l’estil d’escriptura de l’escriptor no és clar. Per tant, preneu sempre el temps necessari per entendre les necessitats del remitent de la carta abans de redactar una carta de resposta.
- Si cal, anoteu algunes de les coses importants que trobeu a la carta per entendre millor la intenció del remitent. En concret, resumiu el que va sol·licitar l’emissor i dissenyeu la vostra resposta a cada pregunta o sol·licitud.
Pas 2. Obteniu més informació sobre la informació sol·licitada pel remitent de la carta
Si el remitent de la carta sol·licita informació sobre alguna cosa, és probable que ja la conegueu i pugueu respondre-la immediatament o viceversa. Si no enteneu la informació sol·licitada, preneu el màxim temps possible per recopilar informació abans de respondre a la carta.
Per exemple, és possible que el remitent de la carta vulgui confirmar l’estat de la seva sol·licitud de feina a la vostra empresa. Si la vostra àrea d’especialització no és contractar un empleat nou, poseu-vos en contacte amb un empleat del departament de recursos humans per ajudar-vos a comprovar l’estat de la sol·licitud del remitent abans d’enviar una resposta
Pas 3. Reenvieu la carta a una altra persona que sigui més capaç de respondre a la pregunta feta
Especialment en el món dels negocis, de vegades els clients envien una carta a una adreça de l'empresa o al número de contacte de l'empresa que troben a Internet. Per tant, si rebeu una carta però creieu que no esteu capacitat per respondre les preguntes que hi apareixen, envieu-la a la persona adequada. Feu això per garantir que l’emissor de la carta pugui rebre la resposta més precisa i útil.
Si la persona triga molt a respondre, intenteu fer saber al remitent que heu reenviat la carta a algú amb més capacitat per respondre les seves preguntes. Si més no, el remitent de la carta sap que la carta que va enviar s’ha rebut i processat
Mètode 2 de 3: compilació de respostes
Pas 1. Adreça la carta a la persona que demana informació o fa preguntes a la carta original
Inicieu sempre una carta amb una salutació educada, com ara "Benvolgut", seguit del nom del destinatari de la carta, en lloc d'utilitzar una frase inicial general excessiva, com ara "Al destinatari d'aquesta carta". A part de sonar impersonal, la frase dóna la impressió que la carta de resposta va ser escrita per un ordinador. Per tant, saludeu sempre el destinatari pel seu nom per demostrar que la vostra carta de resposta s’ha escrit amb molta cura i agraïment.
- Si no coneixeu personalment el remitent de la carta, utilitzeu la salutació Sr. o Sra. Seguida del seu cognom. Tanmateix, si el remitent de la carta té un títol específic, utilitzeu-lo en lloc de Mr. o Mrs.
- Si realment no coneixeu el remitent de la carta o no sabeu el gènere, feu servir el seu primer nom.
- En general, podeu utilitzar el nom del remitent que apareix a la lletra original. Per exemple, si el remitent de la carta mostra el nom “Dr. Johnson "a la seva carta, obriu la vostra carta de resposta amb la salutació:" Benvolgut. El Dr. Johnson ".
Pas 2. Assenyaleu que aquesta carta es va escriure en resposta a una carta original que va enviar
Al principi de la carta, no oblideu transmetre el propòsit de la vostra carta al lector, que és respondre la carta. D'aquesta manera, el destinatari de la carta sabrà que la carta s'ha llegit i processat, així com la intenció que hi ha darrere de la carta que heu enviat.
- Una frase senzilla, "Aquesta carta respon a la carta que vau enviar el 13 de juny", és perfecta per obrir una carta de resposta.
- Si no sou el destinatari de la primera carta, proporcioneu la identitat de la persona que us la va donar. Per exemple, podeu escriure: "Una del nostre personal d'atenció al client, Michelle Harris, ha enviat la carta que m'heu enviat".
Pas 3. Respondre immediatament a les preguntes del remitent
Després d’escriure la salutació, passeu immediatament al cor de la carta. Al centre de la carta, responeu a les preguntes i / o queixes que figuren a la carta original el més completament possible. Assegureu-vos que no hi falti res perquè el destinatari de la carta es senti satisfet en llegir-la.
- A la resposta, reitereu breument el contingut de la carta original. Per exemple, podeu dir: "En resposta a la vostra consulta sobre el personal de la nostra empresa que té contacte directe amb els mitjans de comunicació, us informem que el personal és Janet Walters. Aquí teniu la seva adreça de correu electrònic i el seu número de telèfon ".
- Per respondre a preguntes més llargues, utilitzeu un sistema de numeració per respondre a cada pregunta de manera més específica. A més de ser més fàcil de llegir, aquest mètode farà que el lector estigui més satisfet perquè creu que totes les preguntes han estat contestades amb detall.
- Proporcioneu la informació més completa possible en frases que no siguin massa llargues. En general, respondre a una pregunta en poques frases curtes es pot dir que és una bona resposta.
Pas 4. Sigui sincer sobre qualsevol sol·licitud que no pugui complir
De vegades, hi ha preguntes que no podeu respondre o sol·licituds que no podeu satisfer. Quan t’enfrontes a aquesta situació, dóna sempre una resposta honesta. En altres paraules, no utilitzeu frases enrevessades només per suprimir les opinions negatives del remitent de la carta. Confieu en mi, el remitent de la carta agrairà molt més una resposta directa i clara. El més important, assegureu-vos que la informació sempre es transmet educadament i precedida d’una disculpa perquè l’emissor de la carta no se senti ofès.
- Utilitzeu sempre un to ferm però comprensiu quan rebutgeu una sol·licitud del remitent de la carta. Per exemple, podeu dir: "Malauradament, no podem atendre la vostra sol·licitud. En aquest moment, no disposem de la informació que necessiteu i no us podem dir quan estarà disponible ".
- Si us sembla capaç de proporcionar informació més detallada, proveu de dir: "Abans de respondre a la vostra pregunta, he de confirmar algunes coses. Si el temps ho permet, proporcioneu la data d’enviament de la vostra sol·licitud, juntament amb el nom de l’oficial amb el qual us heu contactat. Un cop finalitzat el procés de confirmació, em posaré en contacte amb vosaltres de seguida ".
Pas 5. Gràcies per la carta enviada
Independentment de si sou capaços d’acceptar una sol·licitud o respondre a una pregunta de la carta, mostreu sempre el vostre agraïment agraint-li. Dóna la impressió que valors la seva atenció i vols mantenir una relació positiva amb ells.
Algunes persones prefereixen obrir la seva carta amb un agraïment. La ubicació del discurs no és realment important. El més important, assegureu-vos que el pronuncieu en un moment donat
Pas 6. Acabeu la carta escrivint el vostre nom complet i el vostre títol
Tanqueu la carta amb una felicitació formal final, com ara "Atentament", seguit del vostre nom complet. Si la carta està destinada a fins comercials, també indiqueu la vostra posició amb el vostre nom complet.
Ja sigui en una carta escrita o escrita manualment, deixeu sempre espai per a la vostra signatura després d'incloure el vostre nom complet. Tanmateix, si la carta s’envia per correu electrònic, en general és suficient incloure el vostre nom complet sense signatura
Pas 7. Torneu a llegir el cos de la vostra carta de resposta per assegurar-vos que totes les preguntes han estat respostes
Recordeu que el destinatari de la carta es pot irritar o frustrar si rep una resposta que no respon a la seva pregunta. A més, el descontentament corre el risc d’enviar-li una carta de seguiment i acabar afegint-se a la vostra feina. Per garantir la satisfacció dels lectors, assegureu-vos de respondre a totes les preguntes o sol·licituds el més completament possible. Abans d'enviar, torneu a llegir la vostra carta per assegurar-vos que no hagueu perdut cap sol·licitud o pregunta.
Si cal, demaneu ajuda a un amic o company de feina per llegir la carta. En particular, demaneu-los que es posin a la pell del destinatari i mesurin la seva satisfacció després de llegir la vostra carta
Mètode 3 de 3: utilitzar un to professional
Pas 1. Utilitzeu un format estàndard de carta comercial
Comprendre els diferents tipus de cartes de resposta que s’utilitzen com a mitjà de comunicació empresarial. A continuació, seguiu el format que cregueu més adequat per escriure una carta de resposta de so professional.
- A l'extrem superior esquerre de la carta, indiqueu el vostre nom, títol, nom de l'empresa (si escau) i l'adreça de la vostra empresa. A continuació, incloeu la data en què s’ha escrit la carta seguida del nom i l’adreça complets del destinatari de la carta.
- Si voleu escriure una carta de resposta, feu servir sempre un marge de 2,5 cm a cada cara del paper. Assegureu-vos també que la lletra està escrita amb 1 espai entre línies i 2 espais entre paràgrafs.
- Si s’escriu la carta de resposta en lloc d’escriure-la manualment, utilitzeu sempre el tipus de lletra i el format d’escriptura estàndard de 12 punts. Tot i això, si la carta s’escriu manualment, assegureu-vos que l’escriptura a mà utilitzada sigui correcta i fàcil de llegir.
Pas 2. Dóna la impressió que la sol·licitud o pregunta enviada et fa feliç
Aquest mètode és especialment obligatori per a empresaris o proveïdors de serveis basats en el client. Recordeu, el client és el rei. Això vol dir que heu de mostrar agraïment pel temps i pel pensament que van dedicar a escriure la carta. Per tant, no oblideu agrair-los les seves peticions o preguntes i feu servir sempre frases càlides i amistoses a les cartes de resposta.
- Una frase tan senzilla com: “Gràcies per contactar amb nosaltres. Agraïm molt els vostres comentaris ", pot canviar significativament el to de la carta en una direcció més positiva. Per tant, intenteu que sigui un hàbit incloure sempre aquestes frases a les vostres cartes de resposta.
- No facis la impressió que la seva sol·licitud o pregunta t’irrita i molesta. Confieu en mi, és millor ser massa amable que fer pensar al destinatari que esteu enfadat o molest amb ell.
Pas 3. No cal escriure una carta massa llarga perquè el destinatari de la carta la pugui llegir ràpidament
Agraïu el temps lliure! No envieu una carta de 3 pàgines si, de fet, es pot respondre a la pregunta o sol·licitud en un paràgraf. Per tant, proporcioneu respostes adequades i envieu la carta immediatament. No afegiu cap altra informació que realment no necessita conèixer.
- Aquest mètode és important d’implementar, especialment si la carta de resposta està destinada a respondre a preguntes dels vostres clients o associats comercials. Per descomptat, no voleu frustrar el client per haver de passar hores llegint una resposta que s’hauria d’haver reduït a la meitat, oi?
- D'altra banda, no escriviu tan breu que no pugueu respondre a la sol·licitud o pregunta que apareix a la carta original. Si cal respondre la pregunta amb una explicació detallada, no dubteu a proporcionar-la. El més important, assegureu-vos que tota la informació proporcionada sigui realment important per als lectors.
Pas 4. Escriviu el més clarament possible perquè el destinatari de la carta pugui entendre la vostra resposta
No utilitzeu frases massa llargues ni complicades. En lloc d’això, escriviu amb una dicció senzilla, clara i que no pugui confondre el lector. Com més curta i densa sigui la vostra escriptura, millors seran els resultats.
Imagineu que el destinatari de la carta no té prou temps per llegir detalladament el contingut de la vostra carta. Fins i tot si només escanejés el contingut de la carta, seria capaç d’entendre el que voleu dir? Si no, corregiu la dicció que utilitzeu per deixar clar el vostre punt
Pas 5. Eviteu l'ús d'argots i termes tècnics difícils d'entendre pels lectors
Cal complir aquest aspecte per maximitzar el nivell de llegibilitat i claredat del contingut de la vostra carta. Per tant, si el destinatari de la carta no és un professional capaç d’entendre els termes tècnics, no l’utilitzeu. En lloc d'això, proveu de substituir l'argot o els termes tècnics per altres diccions que fins i tot els laics poden entendre.
Per editar una carta, feu la següent pregunta: "Algú que no entén la meva feina pot entendre de què tracta la meva carta?" Si no, canvieu l’idioma que s’utilitza a la carta per tal que la majoria de la gent l’entengui. De fet, és una manera poderosa de reduir l’ús de l’argot tècnic a les vostres cartes
Pas 6. Torneu a llegir el cos de la vostra carta
Per evitar errors d'escriptura que facin que la vostra carta sembli menys professional, no oblideu llegir-la de nou i corregir els errors ortogràfics, gramaticals, de format i de flux. Confieu en mi, només trigar uns minuts a comprovar el contingut de la carta pot ajudar a fer que la carta sembli més professional.
- No confieu només en un programa d’ordinador per comprovar si hi ha errors al correu. Generalment, aquests programes només són capaços de detectar errors ortogràfics i de puntuació, no errors gramaticals. Per tant, torneu a llegir totes les paraules escrites a la vostra carta per trobar errors que l’ordinador no pugui detectar.
- Si el contingut de la vostra carta és molt important, com ara quan una carta s’adreça a un soci comercial, demaneu a una altra persona que també la llegeixi. De vegades, altres persones poden trobar fallades que abans no coneixíeu.
