Les caixes registradores s’utilitzen per registrar les xifres de pagament i emmagatzemar els efectius rebuts durant tota la jornada laboral. Hi ha diversos tipus de caixes registradores, incloses les caixes registradores electròniques, les caixes registradores Square iPad i diverses caixes registradores basades en ordinador. Cada tipus té les seves pròpies especialitats, així com similituds entre si.
Pas
Part 1 de 4: Configuració de la caixa registradora
Pas 1. Poseu la caixa registradora i connecteu-la a la xarxa elèctrica
Col·loqueu-lo sobre una superfície dura i plana. Idealment, la caixa registradora es col·locarà en una caixa registradora prou àmplia perquè el comprador pugui col·locar els productes que pagarà. Connecteu la caixa registradora directament a una font d’alimentació (no utilitzeu cap cable d’alimentació addicional).
Pas 2. Instal·leu la bateria del motor
La bateria proporciona memòria de seguretat per a la caixa registradora en cas d’aparició de corrent, de manera que cal instal·lar-la abans d’executar qualsevol programa a la caixa registradora. Obriu la tapa del paper de rebut de pagament i busqueu el compartiment de la bateria. És possible que necessiteu un petit tornavís per obrir la tapa del compartiment de la bateria. A continuació, instal·leu la bateria en la direcció indicada a la màquina. A continuació, torneu a tancar el compartiment de la bateria.
- En alguns tipus de caixes registradores, el compartiment de la bateria es troba sota el suport del paper del rebut.
- Substituïu la bateria un cop l'any per assegurar-vos que la caixa registradora sempre funciona correctament.
Pas 3. Instal·leu el paper de rebut del pagament
Obriu la portada del titular del paper del rebut de pagament. Assegureu-vos que els extrems del rotlle de paper estiguin tallats rectament perquè puguin cabre fàcilment als rodets. Introduïu el rotllo de paper al corró perquè vagi fins a la part davantera de la caixa registradora, de manera que pugueu arrencar el rebut de pagament per lliurar al client. Premeu el botó FEED perquè la màquina aspiri el paper i realitzi el procés de laminació.
Pas 4. Desbloqueja el calaix d’efectiu de pagament
Aquest calaix d’efectiu sol tenir un pany que assegura els diners pagats al comprador. Tingueu cura de no perdre aquesta clau. Podeu posar aquesta clau al calaix d’efectius quan estigui desbloquejada, de manera que pugueu trobar-la fàcilment quan la necessiteu.
Pas 5. Activeu la caixa registradora
En algunes caixes registradores, l’interruptor ON / OFF es troba a la part posterior o lateral de la màquina. En altres tipus de caixes registradores, aquest botó es troba a la part superior frontal de la màquina. Engegueu el motor o gireu la clau a la posició REG (registre).
Els tipus de caixes registradores més recents no tenen un botó físic, però tenen un botó MODE. Premeu el botó MODE i cerqueu les opcions REG o mode operatiu
Pas 6. Configureu el programa a la vostra caixa registradora
La majoria de caixes registradores tenen botons que es poden programar per agrupar detalls similars en categories. Aquests grups o categories es poden determinar en funció de si els detalls estan gravats o no. També podeu configurar la configuració de visualització de la data i l’hora.
- Normalment, es pot accedir a les funcions de programació girant el dial a l’opció PRG o P, o prement el dial de mode cap a PROGRAM. Algunes caixes registradores tenen una palanca manual situada sota la coberta del paper de rebut de pagament. Aquesta palanca es pot moure a les opcions del programa.
- La majoria de caixes registradores tenen almenys 4 botons d’impostos. Aquests botons es poden programar per a diversos tipus d’impostos, en funció de si esteu subjecte a un tipus fix d’impost sobre les vendes (com passa en alguns llocs) o si esteu subjecte a un tipus d’impost específic del sistema (per exemple, GST, PST, o IVA, segons la vostra ubicació).
- Seguiu les instruccions específiques del manual de la vostra caixa registradora per programar les diverses funcions.
Part 2 de 4: Fer vendes
Pas 1. Introduïu el codi de seguretat o la contrasenya per començar a utilitzar la caixa registradora
Moltes caixes registradores requereixen un codi de caixa registradora o un altre tipus de codi de seguretat per poder utilitzar-les. El codi del caixer és útil per proporcionar informació sobre qui gestiona cada caixa de transaccions de pagament. Amb aquest codi, podeu fer un seguiment de totes les transaccions de vendes i fer front a qualsevol error que es produeixi.
- Si treballeu en un restaurant, és possible que hàgiu d’introduir el codi d’empleat juntament amb el número de taula i el nombre de convidats a la taula.
- Els tipus de caixes registradores més recents (per exemple, caixes quadrades) poden requerir que inicieu la sessió amb la vostra adreça de correu electrònic i contrasenya.
Pas 2. Introduïu el primer número de preu del producte
Utilitzeu les tecles numèriques per escriure el preu d’aquest producte. Normalment, no cal que introduïu cap número decimal, ja que la caixa registradora l’introduirà automàticament.
Algunes caixes registradores tenen una funció d’escaneig (escàner), de manera que no cal que introduïu els números de preu manualment. Aquest escàner llegirà el codi de barres i introduirà automàticament la informació del producte. Si la vostra caixa registradora és d’aquest tipus, no cal que premeu els botons de categoria o departament al pas següent
Pas 3. Premeu el botó de categoria / departament corresponent
La majoria de caixes registradores requereixen que premeu un botó després d’haver introduït el número de preu, per determinar a quina categoria pertany cada producte venut (per exemple, roba, menjar, etc.).
- Els botons de categoria / departament es poden programar en funció de si la venda tributa o no. Estudieu el manual de la vostra caixa registradora per aprendre a programar els tipus impositius dels botons.
- Observeu el paper del rebut de pagament: premeu la fletxa o el botó FEED per fer que la màquina enrotli el paper, de manera que pugueu llegir el nombre total de transaccions registrades al paper.
- Cada producte que afegiu també s'afegirà a un total creixent, que normalment es mostra a la pantalla de la caixa registradora.
Pas 4. Afegiu un descompte si cal al preu de venda indicat
Si un producte està a la venda, és possible que hàgiu d'introduir el percentatge de descompte. Escriviu el preu del producte, premeu el botó de categoria / departament, escriviu el percentatge de descompte (escriviu 15 per introduir un 15% de descompte, per exemple) i, a continuació, premeu el botó de percentatge (%). Aquesta tecla se situa generalment en un grup de tecles a l'esquerra del teclat numèric.
Pas 5. Escriviu el preu dels altres productes
Utilitzeu els botons numèrics per introduir el preu de cada producte que no hagi aparegut a la llista. Assegureu-vos de prémer el botó de categoria / departament corresponent per a cadascun d’aquests productes.
Si voleu introduir el mateix producte diverses vegades, premeu el número del producte i, a continuació, premeu el botó QTY, introduïu el preu unitari del producte i premeu el botó categoria / departament. Per exemple, si voleu incloure 2 llibres per a Rp. 70.000, premeu el número 2, premeu QTY i premeu 70000 i premeu el botó de categoria / departament corresponent
Pas 6. Premeu el botó de subtotal
Aquest botó mostrarà el total de productes inclosos en aquesta venda. Aquest import també s'afegirà amb els impostos aplicables quan sigui necessari, segons la programació que s'hagi dut a terme en cada botó de categoria / departament.
Pas 7. Determineu el tipus de pagament que ha de realitzar el comprador
Els compradors poden pagar en efectiu, amb targeta de crèdit o per altres mitjans. També podeu acceptar pagaments en forma de targetes o cupons de pagament, que normalment es tracten igual que els pagaments en efectiu.
- Efectiu: escriviu el nombre d’efectius que ha pagat el comprador i premeu el botó CASH / AMT TND (normalment és el botó més gran situat a la part inferior dreta del teclat de la caixa registradora). Moltes caixes registradores mostraran immediatament el nombre de canvis que heu de fer al comprador. Tot i això, algunes caixes registradores no funcionen d’aquesta manera i haureu de fer les matemàtiques de memòria. Un cop el calaix d’efectiu estigui obert, poseu-hi el pagament i preneu la quantitat de canvis que necessiteu.
- Targeta de crèdit: premeu el botó CREDIT o CR i utilitzeu la màquina de targetes de crèdit per lliscar la targeta de crèdit del comprador.
- Xecs: introduïu l'import del pagament que figura al xec del comprador, premeu el botó CK o CHECK i, a continuació, inseriu el full de xec al calaix d'efectiu.
- Per obrir el calaix d’efectiu quan no hi hagi venda, podeu prémer el botó SENSE VENDA o NS. Aquesta funció pot estar protegida i només pot ser realitzada pel gestor. Pot ser que el gestor hagi d’utilitzar una tecla per moure els paràmetres de la màquina a un mode diferent perquè es pugui executar la funció SENSE VENDA.
Pas 8. Tanqueu el calaix de diners
Tanqueu sempre el calaix de diners immediatament després d’utilitzar-lo, de manera que no quedi obert i tingueu risc de robatori o robatori.
Buideu o traieu sempre el calaix d’efectiu al final de la jornada laboral i guardeu-lo en un lloc completament segur
Part 3 de 4: Solució d'errors
Pas 1. Cancel·leu la venda
Si accidentalment introduïu un número de preu incorrecte per a un producte o si un comprador cancel·la la compra d’un producte després d’haver introduït el preu, és possible que hagueu de cancel·lar el producte o la venda. Si cancel·leu això, es reduirà el nombre de subtotal.
- Escriviu el número específic que voleu cancel·lar, premeu el botó de categoria / departament, premeu el botó VOID o VD per restar-lo del nombre total. Heu de cancel·lar un producte abans d’introduir les dades de preu del producte següent. En cas contrari, haureu de sumar els subtotals de tots els productes i, a continuació, premeu el botó VOID, premeu el número de preu que voleu cancel·lar i premeu el botó de categoria / departament. Això restarà el número incorrecte del subtotal.
- Si heu de cancel·lar tota una venda que consisteix en diversos productes, feu-ho cancel·lant cada producte individualment.
Pas 2. Pagament de la devolució
Si un comprador vol tornar un producte, haureu de tenir en compte el nombre total de dies en qüestió abans de donar aquest reembossament al comprador. Per fer un reembossament d’aquest pagament, premeu el botó REF, escriviu el número de preu del producte que es retornarà i premeu el botó de categoria / departament corresponent. Premeu el botó de subtotal i després el botó CASH / AMT TND. S'obrirà el calaix d'efectiu i podeu retornar-li al comprador.
- Alguns botons i funcions, com ara pagaments de reembossaments, poden estar protegits i només poden ser utilitzats pels gestors. Això pot significar que el gestor haurà d’utilitzar una clau per canviar la caixa registradora a un mode diferent per tal de cancel·lar o reembossar les vendes.
- Consulteu amb el vostre supervisor les polítiques correctes per gestionar les devolucions i pagaments de productes.
Pas 3. Atureu el so d'error
Alguns tipus de caixes registradores produiran un so determinat quan es produeixi un error perquè premeu els botons en un ordre o una combinació incorrectes. Per aturar aquest so d'error, premeu el botó CLEAR o C.
Pas 4. Suprimiu els números equivocats
Si heu premut el número incorrecte i no heu premut la tecla de categoria / departament, premeu la tecla CLEAR o C per esborrar el número incorrecte. Si heu premut abans el botó de categoria / departament, haureu de cancel·lar la transacció.
Part 4 de 4: Obteniu informes de vendes i informació sobre el saldo de la caixa registradora
Pas 1. Llegiu el total diari creixent
És possible que alguns gestors vulguin conèixer les xifres totals de vendes en qualsevol moment del dia. Per trobar aquest total temporal, gireu la pinta a la posició X o premeu el botó de mode i seleccioneu X. Premeu el botó CASH / AMT TND. Mentrestant, les xifres totals de vendes diàries també s’imprimiran al paper de rebut de pagament.
És important que tingueu en compte que X representa un total temporal que continuarà avançant, mentre que Z tornarà el total temporal a zero
Pas 2. Executeu la funció d'informe de vendes diària
Com a mínim, aquest informe us mostrarà les xifres totals de vendes d’aquest dia. Molts tipus de caixes registradores també poden mostrar xifres totals de vendes per hora, per caixer, per categoria o per altres mitjans. Per obtenir aquest informe, premeu el botó MODE i seleccioneu el mode Z o gireu la tecla a la posició Z.
Tingueu en compte que Z tornarà a zero el nombre total de vendes del dia
Pas 3. Conegueu el saldo de la caixa registradora
Després d’executar la funció d’informe de vendes diàries, compteu els diners al calaix d’efectius. Si hi ha un xec o full de pagament amb targeta de crèdit, afegiu el número al total. La majoria de màquines de targetes de crèdit també us poden mostrar les vendes totals diàries, de manera que podeu comparar-les fàcilment amb les vendes totals que obteniu de la caixa registradora. Resteu aquest total del nombre de diners que feia servir abans de començar a cotitzar durant el dia.
- Introduïu tots els diners en efectiu, els pagaments amb targeta de crèdit i els xecs que rebeu en una bossa i porteu-la al banc.
- Porteu registres d’efectiu, targetes de crèdit i xecs. Això us ajudarà en el procés comptable general.
- Poseu una mica de diners al calaix d’efectius cada vegada abans de començar un dia laboral. Assegureu-vos de guardar els diners en un lloc realment segur quan no sigui un dia feiner.
Consells
- Cerqueu el manual de la vostra caixa registradora a Internet mitjançant un cercador en línia. Introduïu la marca i el tipus de la vostra caixa registradora al motor de cerca.
- Si utilitzeu una caixa registradora tipus Square, podeu aplicar la majoria de les instruccions que s’apliquen a una caixa registradora normal. Consulteu el manual de la caixa quadrada per obtenir més informació.
