Per a les persones que fan transaccions de pagament mitjançant xecs o dipòsits a la vista, una de les habilitats que cal dominar és calcular el saldo de fons en un compte corrent o estalvi. D’aquesta manera, coneixeu la quantitat de fons del banc i per a què s’utilitzen els fons. A més d’evitar pagaments amb xecs en blanc, podeu aplicar un pressupost uniforme, evitar multes i detectar errors al registrar transaccions o cobrar comissions pel banc.
Pas
Part 1 de 3: enregistrament de transaccions de recepció i desemborsament
Pas 1. Utilitzeu el llibre de caixa
Coneixeu la funció del fulletó subministrat pel banc en rebre el talonari? Aquest fulletó és útil per registrar tots els rebuts, despeses i altres transaccions a través d’un compte corrent, com ara dipòsits, retirades d’efectiu en caixers automàtics, pagaments amb targeta de dèbit, comissions bancàries i domiciliació de fons dels xecs que emeteu.
Si no teniu cap llibre de caixa del banc, compreu-ne una a una llibreria o feu-la amb un quadern, paper HVS o paper foliat folrat
Pas 2. Esbrineu el saldo actual de fons del banc
Podeu conèixer el saldo del vostre compte corrent accedint a comptes corrents en línia, realitzant transaccions als caixers automàtics i trucant o reunint-vos amb el personal d’atenció al client del banc.
- Escriviu el saldo a la línia superior del quadre a la dreta de la primera pàgina del llibre de caixa o de la primera línia de full foli amb el títol "Saldo inicial".
- És possible que el saldo actual no s’hagi deduït mitjançant xecs emesos, però no domiciliats i transaccions amb targetes de dèbit que no s’hagin processat. Per obtenir un saldo precís, torneu a comprovar el compte corrent uns dies després.
Pas 3. Registre totes les transaccions bancàries
Feu la comptabilitat cada vegada que realitzeu transaccions de dèbit i de crèdit a través del banc. Hi ha 2 columnes a la part dreta del llibre de caixa, una per a transaccions de dèbit i una altra per a transaccions de crèdit. Incloeu la quantitat de fons emesos a la columna de dèbit i la quantitat de fons rebuts a la columna de crèdit.
- Registreu tots els xecs que emeteu. Assegureu-vos de registrar sempre el número del xec, la data d’emissió del xec, el nom del beneficiari (si emeteu el xec en nom del xec) i l’import del xec.
- Porteu un registre de totes les retirades o pagaments realitzats a través del banc. Sempre que porteu diners en efectiu a través d’un caixer o un caixer automàtic i compreu amb una targeta ATM o targeta de dèbit en un supermercat o botiga en línia, escriviu l’import immediatament. Si se us cobra una quota de caixer automàtic, anoteu també el número.
- Registre totes les transaccions de pagament en línia. Si rebeu un codi de confirmació del lloc web o de l'aplicació després de fer un pagament en línia, escriviu-lo al llibre de caixa a la dreta del nom del beneficiari.
- Anoteu el dipòsit de fons al compte corrent. Assegureu-vos de registrar totes les transaccions que canvien el saldo del vostre compte corrent.
Pas 4. Incloeu una descripció cada vegada que enregistreu una transacció
Aquest pas us ajudarà a recordar per a què es van utilitzar els fons en comprovar el saldo del vostre compte.
Per exemple, incloeu descripcions: verdures, gasolina, pagaments amb cotxes, restaurants, etc
Pas 5. Preneu-vos el temps per fer una coincidència si algú altre també utilitza el vostre compte
Heu de comunicar-vos regularment amb ell sobre les transaccions fetes a través d’un compte conjunt per tal que tots dos pugueu registrar mutacions i saldos detallats a la caixa de l’altre.
Si teniu diversos comptes, creeu un llibre de caixa independent per a cada compte per facilitar la comprovació
Part 2 de 3: càlcul del saldo del compte corrent
Pas 1. Calculeu el saldo del vostre compte corrent regularment
Podeu calcular el saldo cada vegada que realitzeu una transacció o periòdicament, per exemple, quan reserveu un pagament mensual de la factura.
- Si alguna vegada heu fet un pagament amb un xec en blanc o descobert, haureu de calcular el saldo cada vegada que realitzeu un pagament o emeteu un xec.
- Reduïu el saldo amb tots els pagaments realitzats a través de comptes corrents, com ara la compra de queviures amb targeta de dèbit, la retirada d’efectiu mitjançant un caixer automàtic i l’emissió de xecs. A més, s’ha de deduir el saldo del compte corrent si realitza un pagament mitjançant transferència bancària.
- Si hi ha un ingrés en efectiu, crèdit bancari o transferència entrant, afegiu el número al saldo del compte corrent.
- Restar les operacions de dèbit de les operacions de crèdit més el saldo inicial. El resultat ha de ser un nombre positiu. Escriviu el saldo final a la columna de l’extrema dreta.
Pas 2. Relaciona les transaccions realitzades a través de comptes corrents
A principis de cada mes, descarregueu un compte corrent per comparar el llibre de caixa amb el compte corrent i esbrineu quins xecs s’han carregat.
- Afegiu el saldo amb els ingressos per interessos pagats pel banc.
- Resteu el saldo amb les comissions cobrades pel banc.
- Feu una coincidència entre registrar les transaccions a la caixa i els comptes corrents. Assegureu-vos que el saldo final del llibre de caixa coincideixi amb el saldo indicat pel banc al compte corrent. Assegureu-vos que el saldo comptable final no tingui en compte els pagaments que no s’han carregat ni les transaccions que no figuren al compte corrent.
Pas 3. Corregiu els errors del llibre de caixa
Si el saldo final del llibre de caixa i del compte corrent és diferent, esbrineu-ne la causa i corregiu-la.
- Torneu a calcular la suma i la resta. Assegureu-vos d’incloure els números correctes i calcular correctament des del càlcul del saldo inicial.
- Cerqueu transaccions que no s’han registrat. Heu oblidat registrar el pagament després de comprar al supermercat? Hi ha cap xec que encara no s'hagi cobrat? Recordeu les transaccions que es produeixen després de la data del compte corrent?
- Resteu el saldo final del compte corrent del saldo final del llibre de caixa. La diferència és igual a una d’aquestes transaccions? Si és el mateix, potser no l’heu gravat correctament.
- Si la diferència és un nombre parell, divideix el nombre per 2. El resultat d’aquesta divisió és el mateix que una de les transaccions del llibre de caixa? Si són iguals, és possible que feu una suma en lloc de restar o viceversa.
Pas 4. Esbrineu si hi ha xecs que no s’han debitat
Els fons emesos mitjançant xecs i altres pagaments no necessàriament es deuen directament. Si sospiteu que no s'ha carregat cap xec o pagament, resteu l'import del saldo del compte corrent i compareu-lo amb el saldo de la caixa.
Una manera efectiva de fer la conciliació és comprovar les transaccions regularment i comprovar cada xec que s’ha carregat
Pas 5. Contacteu amb el vostre banc si sospiteu que s'ha carregat un error al vostre compte corrent
Truqueu o ateneu-vos immediatament al servei d'atenció al client al banc per demanar aclariments sobre el dèbit incorrecte o no sobre la vostra obligació i discutiu les opcions de reembossament.
Assegureu-vos d’informar de les transaccions bancàries dubtoses, fins i tot si resulta que us heu oblidat de gravar després de comprar o ja heu llençat el rebut del pagament
Pas 6. Completeu la conciliació
Si teniu el saldo final correcte, traqueu una línia doble sota el saldo comptable final. D'aquesta manera, immediatament coneixeu el saldo final del llibre d'efectiu després de la conciliació si voleu calcular el saldo del compte corrent o fer una altra conciliació.
Aquest pas també serveix de recordatori si hi ha hagut un error en la gravació del llibre de caixa quan es vol calcular el saldo del compte corrent
Part 3 de 3: Comprendre la importància de la conciliació
Pas 1. Sabeu que els bancs poden i de vegades cometen errors en registrar transaccions.
Comprovar els saldos dels comptes corrents manualment sembla passat de moda en aquesta era moderna. Tanmateix, moltes persones amb coneixements econòmics continuen revisant els saldos dels seus comptes corrents regularment. Per tant, si el banc s’equivoca, ho sabràs de seguida i podràs demanar una solució.
Advertiment: si només confieu en comptes corrents o informes de transaccions amb targeta de crèdit per verificar si la mutació del compte actual és correcta o no, no sabreu si el banc va cometre un error en registrar les transaccions de manera que es va fer mal
Pas 2. Gestioneu la despesa de diners per estalviar diners
Després de conciliar el compte corrent i el llibre de caixa, podeu confirmar la quantitat de fons al compte corrent. D’aquesta manera, podeu crear un pressupost per evitar despeses innecessàries.
Creeu un pressupost realista per evitar el malbaratament o els dèficits perquè pugueu estalviar
Pas 3. Eviteu emetre xecs en blanc i multes
Quan escriviu un xec, és possible que no conegueu el saldo del vostre compte corrent perquè no heu tingut temps de mirar-lo. Per tant, necessiteu un llibre de caixa per determinar si hi ha o no prou fons al vostre compte corrent per emetre xecs i garantir que no es rebutgin els xecs.
- Normalment, el banc imposa una multa si el client emet un xec en blanc. Alguns bancs no cobren cap penalització si un client fa un dipòsit per garantir l’emissió d’un xec. Pregunteu al banc si no coneixeu les disposicions sobre multes per emetre xecs en blanc.
- Tingueu en compte que un cop hàgiu ingressat el xec, els fons no aniran directament al vostre compte perquè la comptabilitat requereix temps. Alguns bancs proporcionen provisions de crèdit per a aquests fons i bloquegen l’excés durant diversos dies laborables. L'import de la provisió de crèdit i el període de bloqueig dels fons són determinats pel banc interessat.
