Escriure correus electrònics amb recordatoris amistosos pot ser complicat. No voleu semblar agosarat ni impacient, però el vostre missatge ha de transmetre’s. Utilitzeu un to amable als correus electrònics amb felicitacions i expressions suaus. Incloeu el motiu pel qual envieu el correu electrònic de recordatori perquè els destinataris sàpiguen el que voleu. Assegureu-vos que no hi hagi cap error al correu electrònic, de manera que no només sembli amable, sinó també professional.
Pas
Primera part de 3: utilitzar un to amable
Pas 1. Saludeu el destinatari
En una situació empresarial, podeu "utilitzar" una felicitació formal, com ara "Benvolgut". No obstant això, el correu electrònic personalitzat s’utilitza cada cop amb més freqüència. Algunes salutacions per correu electrònic que poden ajudar a crear un to amable inclouen:
- Hola!
- Hola amic
- Molt temps sense veure
- Ei!
Pas 2. Feu al·lusió a la vostra relació amb el destinatari
Si només us centreu en el recordatori, el vostre missatge apareixerà fred. Feu al·lusió a una relació personal amb el destinatari incloent frases que reflecteixin amistats i experiències compartides. Això inclou:
- Com és l'escola?
- Hola amic, com estàs?
- El cap de setmana passat va ser molt divertit.
- Quan vam parlar per última vegada fa un mes?
- El nostre darrer viatge va ser molt divertit! Ho hem de tornar a fer.
Pas 3. Refineu la vostra expressió
Això és especialment important per a la secció de recordatoris del correu electrònic. Si fa temps que no heu estat en contacte amb el destinatari, és millor demanar disculpes o proporcionar una excusa per trucar-los només per recordar-los. Alguns exemples d'expressions subtils inclouen:
- Sé que fa temps que no parlem, però volia recordar-vos …
- L’arribada d’un nou nadó m’ha ocupat, només recordava recordar-te …
- Sé que estàs ocupat, així que no vull molestar-te, però volia enviar-te un recordatori …
Pas 4. Sigues educat
Si el recordatori és important, és possible que sembli pressiu. Recordeu que el destinatari està ocupat amb la seva vida. Digueu sempre "si us plau" i "gràcies" amb les expressions adequades. És possible que vulgueu incloure frases educades com:
- Em sap greu molestar-vos, però volia estar segur …
- Respon a aquest correu electrònic el més aviat possible …
- Gràcies per dedicar-vos el temps a llegir i respondre aquest missatge de correu electrònic de recordatori. Ho aprecio molt.
- Estic esperant la vostra resposta.
Part 2 de 3: Requisits del llistat
Pas 1. Utilitzeu els encapçalaments de columna
No cal escriure una columna de capçalera intel·ligent. Els encapçalaments de columna que siguin clars i inequívocs seran més útils. D'aquesta manera, el destinatari pot conèixer l'objectiu del correu electrònic d'un cop d'ull. Algunes opcions habituals per a correus electrònics amb recordatoris amistosos són:
- Comprovar
- Recordatori ràpid sobre …
- Pròxims viatges / esdeveniments.
- Comptant participants en viatges / esdeveniments.
Pas 2. Recordeu incloure un recordatori
Quan s’esforça tant per ser educat i amable, pot oblidar alguna cosa important, com un recordatori. Escriviu un recordatori del paquet al començament del correu electrònic, després de la salutació i una frase de relació personal. Per exemple:
- "Hola amic, Fa molt de temps que no parlem, Ben. Com estan la teva dona i els teus fills? La meva dona i el meu fill m’han ocupat, però volia preguntar-vos sobre …”
-
Hola!
Àvia, feia temps que volia enviar aquest missatge. Em sap greu estar massa ocupat. Vull recordar a l’àvia el nostre dinar …”
Pas 3. Utilitzeu un llenguatge concís
És cert que un llenguatge educat requereix frases més llargues. Per exemple, la frase "Treballar més" seria més educada si escrivís "Seria millor que treballés més". Tot i que les frases llargues i educades poden deixar el focus del vostre correu electrònic poc clar.
Utilitzeu una estructura més senzilla per als vostres correus electrònics. Potser alguna cosa així: Salutació (obertura) → Relacions personals → Recordatori → Salutació final (tancament)
Pas 4. Editeu informació innecessària
Per a cada frase i part de la frase, pregunteu-vos: "És necessari?" En alguns casos, "necessari" pot tenir un significat ampli, com ara "Això és necessari perquè el meu correu electrònic no sembli fred". Traieu les parts innecessàries des del correu electrònic.
En general, els adverbis (com ara "molt", "molt", "realment", "una vegada" i "per descomptat") es poden eliminar per fer el vostre correu electrònic més concís
Pas 5. Finalitzeu el correu electrònic amb una salutació final
"Benediccions" significa dir "adéu". La salutació final inclou expressions com "Salutacions", "Sincerament", "Sincerament" i "Salutacions". La vostra signatura s’ha d’escriure després de la felicitació final. Una salutació general de tancament com aquesta pot semblar formal. És possible que vulgueu provar alguna cosa com:
- el teu amic
- el teu amic
- enviar salutacions per l'èxit
- Que tinguis un bon dia
- el teu torn
- T’espero amb ganes
Part 3 de 3: Assegurar-se que no hi ha errors al correu electrònic
Pas 1. Comproveu de nou el vostre correu electrònic
Fins i tot, analitzar un o dos correus electrònics reduirà els errors bàsics que puguin aparèixer a mesura que els escriviu. Després de redactar el correu electrònic, reviseu l'ortografia i la gramàtica del correu electrònic.
- Molts proveïdors de correu electrònic tenen funcions de correcció ortogràfica i gramatical. La qualitat de la funció depèn del proveïdor de correu electrònic. En alguns casos, aquesta funció pot no ser molt precisa.
- Recordeu que heu de comprovar els camps de títol, salutació i tancament (tancament). Probablement se n’oblidarà i només se centrarà en el contingut del correu electrònic.
Pas 2. Llegiu el correu electrònic en veu alta
Si escriviu un correu electrònic important o si voleu mostrar-vos educat i amable amb algú, llegiu el vostre correu electrònic de principi a fi en veu alta. Sembla una conversa? Si és així, el vostre correu electrònic ja es pot enviar.
Reescriu frases o passatges que sonin incòmodes. Utilitzeu el millor criteri a l’hora d’avaluar-ho. Cada persona tindrà una visió diferent segons com parleu
Pas 3. Feu que algú altre llegeixi el vostre correu electrònic
Per a comunicacions importants, com ara fins comercials, és possible que vulgueu demanar a algú altre que comprovi el correu electrònic de recordatori abans d'enviar-lo. Si el vostre correu electrònic és concís, normalment només triga poc temps i és fàcil detectar fins i tot el més petit dels errors.
- Consulteu els serveis de missatgeria en línia. Envia correus electrònics a amics en línia i fes preguntes com ara: "Hola, pots llegir el correu electrònic breu que he d’enviar? No trigarà ".
- Recordeu que sempre heu d’agrair a tots els que llegeixen el vostre correu electrònic. Al cap i a la fi, t’ajuden.
